В коммерческих и государственных организациях существует проблема повышения эффективности деятельности в связи с постоянным ростом требований к качеству обмена информацией между различными заинтересованными сторонами. Но существует и ряд средств позволяющих повысить продуктивность организаций и качество совместной работы. Одним из таких средств является Microsoft SharePoint Server.
SharePoint Server — это интегрированный набор серверных приложений, которые помогают сотрудникам и группам сотрудников работать совместно через корпоративную сеть.
Так, например, узел группы SharePoint Server — это веб-узел, предназначенный для совместной работы в составе группы (разделенной по какому-либо функциональному или иному признаку). Такие узлы размещаются в сети, чаще всего во внутренней корпоративной сети. Узел группы прекрасно подходит для координации действий группы, связанных с хранением данных и совместной работой над документами.
О SharePoint можно говорить бесконечно долго, так что мы ограничимся лишь несколькими тезисами и перейдем к рассмотрению конкретных примеров внедрений. Так, президент одной небезызвестной IT компании Б. Гейтс заявил о данном программном обеспечении: «SharePoint – самый быстрорастущий продукт в истории Microsoft».
С чем же связан подобный темп развития данного продукта? По всей вероятности, на первый взгляд, в его эффективности при решении конкретных практических вопросов, в удобной пользовательской настройке и возможности легкой интеграции между различными группами пользователей.
«Бизнес» использует данный продукт для различных целей, и это зависит уже от специфики конкретной организации, видением менеджментом инфраструктуры предприятия и спецификой решаемых проблемам. К неким универсальным направлениям применения продукта можно отнести: оптимизацию процессов взаимодействия с партнерами и клиентами, собственными сотрудниками, формирование единого корпоративного информационного пространства, обеспечение сотрудников доступом к ряду информационных служб, таких как, доски объявлений, библиотеки корпоративных документов, ленты новостей, справочники, опросы и пр. Т.е. продукт применим для повседневной работы, для совместного использования баз данных и различной информации (аудио, видео, текстовой), для передачи знаний и опыта новым сотрудникам компании и т.д. Повышается информированность сотрудников о деятельности организации в целом, повышается сплоченность коллектива за счет более тесного общения в виртуальном пространстве (данный тезис особенно справедлив для компаний имеющих удаленные офисы). Хотя, конечно, живое общение заменить невозможно; его можно только дополнить.
Теперь отметим несколько примеров внедрений технологии в образовательной сфере.
Государственный университет «Высшая Школа Экономики».
Инициатива создания полноценного университетского портала принадлежала руководству университета. Портал должен был объединить информационное пространство ВШЭ и трех ее филиалов (до 10 000 человек, 5000 пользователей портала не считая студентов). Согласно концепции, университетский портал состоит из внутренней и внешней частей. Внешний портал: тематические (событийные) порталы; спецразделы по ролям пользователей (студенты, абитуриенты, сотрудники). Внутренний портал: интранет-зона (новости, справочники, информационные каналы); персональные сайты (почта, элементы открытого портала, за которые сотрудник отвечает). Какие плюсы в работе новой системы следует отметить, это - простота публикации информации; интеграция с офисными приложениями, образующими с порталом единый информационный комплекс; простота расширения функциональности портала собственными силами сотрудников университета; легкость освоения: сотрудники с разной квалификацией могут работать с порталом SharePoint на разном уровне вовлеченности. Также о серьезности намерений университета также свидетельствует активное обучение сотрудников. Обучение касается, в основном, администраторов портала и пользователей, ответственных за его наполнение (всего около 200 человек). Хотя как мне представляется, в будущем обучение выйдет и за пределы коллектива уже в студенчество.
Московский городской психолого-педагогический университет.
В процессе подготовки и развертывания портала действия были направлены на решение следующих вопросов: создание единой концепции информационно-административной среды; реализацию электронного документооборота, хранения и представления данных; реализацию системы управления проектами и контроля исполнения задач; интеграцию информационных ресурсов МГППУ; реализацию средств совместной работы и усовершенствования внутренних и внешних взаимосвязей. В результате проделанной работы было создано решение со следующими функциональными возможностями: единое хранилище документов (приказов, распоряжений, служебных записок, писем, учебных планов, рабочих планов, семестровых планов и пр.); оперативное обновление отчетов и показателей деятельности подразделений ВУЗа; контроль разграничения доступа к библиотекам и документам; полнотекстовый поиск по документам пользователей; отображение аккредитационных показателей подразделений в виде ключевых индикаторов производительности; возможность последующей интеграции портала с системами дистанционного обучения.
В современных условиях, уже несложно представить подобную картину «продвинутого» ВУЗа: преподаватель подключает флеш-память к компьютеру, выходит в корпоративную сеть, на портале открывает университетский «файлообменник», на котором лежит, например, обучающее видео BBC, переписывает его на флешку, и через 5 минут он уже идет на занятие, где средствами ноутбука и проектора демонстрирует студентам интересный познавательный фильм…
Таким образом вывод об эффективности организованной информационной инфраструктуры уже не требует лишних доказательств. Технологии работают. На сегодняшний день ведущими аналитическими агентствами признано, что создание информационного портала — самый быстрый и экономичный способ для государственного учреждения улучшить организацию работы и обеспечить эффективное взаимодействие со студенческой, научной и преподавательской средой, заинтересованными гражданами и организациями.
Что же такое портальная технология в своей сущности? На взгляд автора данной статьи, формирование единого корпоративного информационного пространства есть формирование виртуальной онтологии компании - отражение внешней и внутренней деятельности компании, её социальной жизни, «бытийности». Данная технология – это облегчение обучения и развития компании и сотрудников, катализ совместного видения стратегических и других интересов. Данная технология – есть формирование системы анализа, накопления, хранения, передачи и обмена знаниями и опытом сотрудников.
В связи с этим нельзя не отметить портальную технологию как инструмент инновационного продвижения, продвижения идей, знаний, продуктов. Сама возможность фиксации знания и опыта переводит творчество в практическую плоскость, в плоскость потенциальной реализации. Поясним это предположение на основе представлений социальной инноватики: первая фаза творчества, заставляя творца изменить себя, свои мысли и чувства (концепты и перцепты), называется экзистенциальной инновацией. Вторая фаза, требующая медиума (или перехода автора в роль медиума-инноватора) как гаранта и ручательства внедрения, публикации, тиражирования, распространения творения, называется позиционной инновацией, т.к. ничего не меняя в способностях творца, она повышает его социальный статус, делает известным и экономически независимым. Т.е. переход опыта из незафиксированной области «для себя» в зафиксированную область «для других» увеличивает уровень социального влияния информации и её владельца. Таким образом, если внутренняя часть портала, направленная на сотрудников – есть рефлексия собственного существования, репрезентация собственной позиции, культуры и степени фиксации опыта, отношение менеджеров к бизнесу, их интересов, идентичность и онтологию организации в целом, то публичный портал или сайт компании – есть коммуникации направленные во внешнюю среду. Эти коммуникации показывают уровень развития компании, отношение к клиенту. Тут важно отметить следующее: знания удобные для клиента, позволяют ему совершенствовать свой бизнес, позволяют сделать сотрудничество стабильным и взаимовыгодным. Следовательно, возможность приобщения клиента к этим уникальным знаниям делает владельца этих знаний более влиятельным. Следовательно, можно говорить об инструменте Microsoft SharePoint Server как инструменте инновационного продвижения и позиционного влияния. На наш взгляд, данный тезис соотноситься с концепцией инновационного обмена Б. Гройсу.
Перейдем к основным существующим требованиям к эффективной работе с данной технологией. К первому требованию можно отнести, соблюдение сервисного подхода и клиенториентированности.
«Сервис» в данном случае можно охарактеризовать как совершенное сотрудником / отделом / компанией в интересах другого сотрудника / отдела / компании действие или деятельность. В первую очередь, действия или деятельность в предоставлении оптимально удобной, интересной и уникальной информации.
Словосочетание «Уникальность информации» в данном контексте неслучайно, т.к. «контент, являясь одним из ключевых понятий порталостроения, представляет собой основное средство мотивации, «привязывания» посетителя к порталу. Т.о., правильный подбор и администрирование контента определяет успешное функционирование портала в целом».
К другим важным критериям качества портала можно отнести: Доступная понятная структура портала. Упорядоченность информации. Набор нужных инструментов. Удобный поиск информации, который должен занимать минимум времени. Регулярная обновляемость новостной информации: «движение во времени, со временем, впереди времени». Удобство навигации, дружественный интуитивно понятный интерфейс.
Так например, персонализированный подход позволяет обеспечить максимум удовольствия от работы. До-настройка страниц производится на основании отслеживания и анализе индивидуальных привычек пользователя, на основании статистики обращения к документам, посещаемости тех или иных разделов и т.д.
Важна поддержка портальных технологий и со стороны руководства проектом. Например, в настоящее время во многих компаний менеджеры уже активно используют блоги для повышения эффективности коммуникаций. Хотя ведение блогов, это не только строго коммуникации (A -> B), здесь можно отметить множество других функций: функция самопрезентации, функция развлечения, функция сплочения и удержания социальных связей, функция мемуаров, функция саморазвития, или рефлексии, психотерапевтическая функция.
Cделаем выводы, тезисно. На наш взгляд, применение подобных систем совместной работы в бизнесе и образовании – целесообразно, интересно и перспективно, т.к.:
- Управленцы, администраторы ВУЗов, преподаватели и др. заинтересованные пользователи получают эффективную систему управления бизнесом / образовательным процессом. Дистанционные системы обучения, планирование мероприятий, проведение аттестаций, опросов, Wiki – вот только краткое упоминание о существующих полезных инструментах.
- Студенты, знакомясь с такими системами на ранних этапах обучения, и используя их в своих исследовательских и иных проектах повышают собственные профессиональные знания, умения и навыки, улучшают компьютерную грамотность, и в конце концов становятся более конкурентоспособными на рынке труда – повышается личная капитализация.
- Применение портальных технологий усиливает уровень социального влияния компаний, сообществ за счет более интенсивного позиционного продвижения.
Список использованных источников
1. SharePoint Server2007 Разработка решений для совместной работы и повышения продуктивности организаций - Андрей Маньжов, Менеджер по маркетингу SharePoint и Enterprise Search, amanzhov@microsoft.com.
2. Microsoft ARCHITECTS JOURNAL Русская Редакция 2005 июнь №1.
3. «Microsoft Office Sharepoint Server 2007 позволил Московскому городскому психолого-педагогическому университету оптимизировать процессы, уменьшить объем ручной работы и повысить эффективность деятельности сотрудников» (portal.mlg-edu.ru).
4. "Блог". Материал из Википедии – свободной энциклопедии.
5. Лучанкин А. Нордберг В. Экономия смеха: абсурд и утопия в социальной инноватике. – Екатеринбург, ООО ИД «ЗЕВС», 2005. – 340 с.
6. Новости внедрений на Enterprise-Portals.ru.
7. Примеры использования SharePoint в Microsoft, презентации на microsoft.com/rus/.
8. Руденко В. Сервисная концепция интранет-портала Instanta Distribution.