Проектируем корпоративный портал вместе с сотрудниками

Портал – это совокупность информации, знаний, опыта накопленного в компании и дающий ее сотрудникам возможность в любую минуту применить все это в работе. Наличие четко структурированного портала это также и признак современности, солидности организации.

По нашему мнению, при проектировании корпоративного портала полезно привлекать сотрудников организации. Да, можно ориентироваться на виденье существующих информационных потоков руководством компании, стандартные функциональные возможности той или иной платформы, опыт и возможности разработчиков. Но не лишним будет и учет мнений самих сотрудников, ведь они то лучше всех понимают какая именно информация необходима в работе. Данный подход позволит скорректировать приоритеты в построении информационной системы отдельно взятой компании, позволит увидеть "слепые пятна" и актуальные потребности. 

Пример полученных результатов по итогам анкетирования

Критерии качества проектируемого портала

1. 1. Доступная понятная структура, упорядоченность информации. Удобство навигации, дружественный интуитивно понятный интерфейс. Быстрая работа портала.
2. 2. Насыщенность. Набор интересной, "живой", полезной и необходимой информации и инструментов.
3. 3. Удобный поиск информации. Поиск должен занимать минимум времени. Например: по любому слову, что бы выдавались все документы, которые выложены на портале, где встречается запрашиваемое слово.
4. 4. Регулярная обновляемость по всем разделам. Движение во времени и со временем. Ответственность за наполнение. Да, портал - вещь полезная, в тоже самое время нужно приучать, воспитывать людей с ним работать.
5. 5. Соблюдение всех требований по выкладыванию документов. Соблюдение порядка помещения материалов на портал – подписывание и комментирование материалов.

Дополнительные критерии качества

1. 1. Портал должен подталкивать к общению.
2. 2. Личная страничка каждого сотрудника.
3. 3. Читабельный форум.
4. 4. Полный прайс весом не более 2 МБ.
5. 5. Все важное на конкретной странице должно умещаться на одном экране - минимум прокруток. Не засорять портал лишним контентом, но и не упустить важную информацию.
6. 6. Интеграция с внешним сайтом.
7. 7. О дизайне. Мнения разделились: с одной стороны сотрудники выступают за красочность, привлекательность, наличие картинок и флеш анимации; с другой – за спокойные и мягкие тона, строгий и лаконичный, наиболее простой дизайн с минимумом графики.

Наиболее востребованные разделы

Сотрудники
Рейтинг 100%

• Актуальные контактные данные. Поиск по критериям. Информация с кем можно связываться если с сотрудником связаться невозможно. Телефоны, адреса, почта, ICQ.
• Индивидуальная информация: фотография, дата рождения, образование, навыки владения различными программами, личные интересы, хобби, цитата о себе и пр..
• История работы сотрудника в нашей компании. Интересные факты и достижения в работе.
• Общая фотография всех сотрудников.
• Календарь дней рождений сотрудников с напоминанием.

О компании
Рейтинг 82%

• Миссия компании. Кредо. Ценности и принципы.
• История компании. Основные этапы роста. «Как всё начиналось».
• Стратегия развития. Видение развития. Цели компании. Планы на 1-3 года.
• Структура компании. Задачи каждого отдела.
• Рисунок организационной структуры. В этом рисунке ФИО (кто к какому отделу относится). Зоны ответственности. Сортировка по фамилиям и по ответственностям.
• Карта регионов. Информация о представительствах.
• Партнерские статусы и сертификаты. Конкурентные преимущества. Корпоративная информация для аргументации в переговорах.

Форумы
Рейтинг 82%

• Форумы касательно работы и форумы на свободные темы.

Банк идей
Рейтинг 76%

• По инновациям в работе, по оптимизации процессов. С аргументацией.
• Разделение по отделам, и в каждый отдел «закидывать» идеи касательно работы и отдыха.
• Для наглядности можно сделать количественную диаграмку по отделам – для соревновательности. Хорошо бы ввести небольшой «нормативчик» по минимуму идей в месяц :).

Ленты новостей, рассылки
Рейтинг 76%

• Самые сливки и сенсации из отрасли. Новости рынка России и зарубежья, новости компании, поставщиков, производителей, конкурентов и партнеров.
• Инфо со всех отделов, чтобы сотрудники были в курсе, что происходит в компании и за ее пределами. Пусть каждый добавляет то, что считает новостью (ну или через PR-менеджера).
• Информация о проводящихся акциях.
• Нужна функция, сортировки информации по датам (очень удобно)
• Рассылки – вопрос? Нужно пособирать связь от коллег. Что им интересно знать? Я бы рассылал еженедельно новости о том какие были дела, кто с какими трудностями столкнулся и как их решил. Все что не носит налет секретности. Когда сотрудники будут больше знать о преодоленных сложностях, им будет интереснее работать. Это как события в телевизоре – сам не участвуешь, но переживаешь.

График мероприятий, календарь событий, расписания
Рейтинг 65%

• Календарь событий компании (какие, когда, где). Например, список мероприятий на ближайшую неделю (с учетом того, что он будет обновляться каждый день).
• События, значимые для компании в целом: защита проектов, внедрение инноваций. Приглашение к участию.
• Корпоративные социальные мероприятия.

Профессиональные блоги сотрудников
Рейтинг 65%

• Все станем писателями! Долой ЖЖ и социальные сети – все на портал!
• Экспертные мнения и полезные советы коллег. Истории успехов и неудач. Интересная информация из разных сфер деятельности: логистика, новинки рынка, тонкости продаж.

Проекты компании
Рейтинг 65%

• Описание проводящихся и планируемых акций и проектов. Тема, цель проекта, отдел, участники, задачи, сроки проведения: начало, этапы, завершение, стадия. Какие документы разрабатываются, какие изменения планируются. В стиле «МС-проджекта» – диаграмму Ганта.

Фотогалереи
Рейтинг 65%

• Фотоальбом компании: по датам и по событиям.
• Фотографии участников семинаров, мероприятий отрасли.
• Фотоальбом важных событий сотрудников – свадьба, рождение ребенка и т.д..
• Не выкладывать все фотографии, а только самые лучшие, и не много, с предпосмотром и подписями.
• Можно фотогалерею совместить с нашей историей. Например, сделать ее в виде растущего дерева :).

Продвигаемая продукция
Рейтинг 65%

• Описание направлений. Цели к которым стремимся. Внутри деление по продуктовым группам. Дерево разделов – для легкого поиска продуктов.
• Обязательно должен быть каталог продукции, которую мы продвигаем: как она выглядит, схема продажи, акции производителей. Презентации, слайды и папки с информацией для большей эффективности самообучения.
• Нужны актуальные прайс-листы на все эти продукты.
• Наши эксклюзивные и не только предложения.
• FAQ (Frequently Asked Questions) — часто задаваемые вопросы. Структурированная база знаний.
• Больше информации об "узких" продуктах, что бы не боялись продавать.

Библиотеки документов
Рейтинг 59%

• Документы отражающие бизнес-процессы компании. Четко структурированные.
• Информация по производителям.
• Договора с партнерами, поставщиками.
• Должностные инструкции.
• «Рыбы», шаблоны корпоративных документов: официальные письма, договора, акты, приказы и т.п..
• Архив документов. Систематизированные подборки.

Опросы
Рейтинг 59%

• Актуальны опросы. Опросы связанные с качеством.
• Заранее подготовить список возможных тематик и по плану их втыкать и обязательно итоги опроса учитывать в работе.

Поставщики и клиенты
Рейтинг 53%

• Выделить самых передовых партнеров, информация о них: контакты, как давно на рынке, где есть филиалы, чем привлекают наших клиентов. Наши договоренности.
•  Информация о клиентах: регион, наименование, контакты.
• Сотрудничество. Кто, где, и почему нам так хорошо вместе. Отзывы о нашей работе от поставщиков и от клиентов. Скачал, распечатал, клиенту принес :).

E-Learning обучение
Рейтинг 53%

• Темы и содержание обучения, расписание предстоящих обучений.
• Полезные «обучалки», «тренажеры». Например, клавиатурный тренажер. Ссылки на возможные е-курсы.
• Раздел «Новички». Идея раздела: посещают те, кто на стадии обучения, проходят поэтапно испытательный срок. За разделом следит наставник и пополняет его обучающим материалом, либо ссылками на базу знаний или профессиональный блог.
• Интересно для региональных офисов и новых сотрудников. Можно было бы договориться с партнерами о закачке аудио и видео курсов по продуктам. Вводить нужно обязательно.

Структура сайта
Рейтинг 47%

• Основные разделы портала. Желательно наглядной картой.
• Структура должна соответствовать структуре компании, чтобы сотрудник любого отдела зашел и понял, в каком разделе есть инфо для него, для его должности.
• Максимально удобная, для работы, чтобы можно было легко переходить из одного раздела в другой, по ссылкам. Например, из какой-нибудь папки по продукту, можно было бы сразу попасть в папку – техподдержка.

Вакансии
Рейтинг 47%

• Самая свежая информация о свободных вакансиях компании. По отделам. Постоянное обновление. Желаемая дата закрытия.
• Требования к должности и к кандидату на должность.
• Желательно, чтобы можно было автоматически заполнять заявки на сотрудника через портал через шаблоны заявок, которые потом бы попадали нашим HR.
• Возможность сделать отклик если есть желание о смене должности внутри компании.

Техподдержка
Рейтинг 35%

• Ссылки на сайты или контакты производителей, поставщиков, телефоны горячих линий, с указанием по каким вопросам можно обращаться. Контакты, которые можно давать нашим клиентам, для получения тех поддержки.
• Для техподдержки нужен отдельный проект. Сейчас достаточно хорошей базы знаний или ветки в форуме.